«Guardar todo por si acaso» es la opción por defecto en la mayoría de los despliegues de monitoreo, y también la forma más fácil de fallar una auditoría. La retención es una decisión, no un ajuste de almacenamiento.
Punto de partida por tipo de dato
- Tiempo de trabajo (sesión, activo, inactivo): un ciclo de nómina más el plazo legal de reclamaciones salariales.
- Uso de aplicaciones y webs: 30 a 90 días en detalle; los agregados pueden durar más.
- Recuento de pulsaciones: 30 días; solo sirve para tendencia.
- Capturas de pantalla: 14 a 30 días, salvo una investigación concreta abierta.
- Transferencias de archivos y USB: 90 a 180 días.
- Registros de acceso (quién vio qué): un año.
Tres reglas que sostienen la tabla
- Se aplica en el sistema, no en una política. Si el borrado depende de que alguien se acuerde, no ocurre.
- Separar la retención legal de la rutinaria. Una investigación abierta se excluye explícitamente, con responsable y fecha de cierre.
- Escribir el motivo junto al número. «90 días porque las disputas por archivos aparecen dentro de un trimestre» sobrevive a un cambio de dirección; «90 días porque era el valor por defecto», no.
Y conviene decirlo en el aviso: «las capturas se eliminan a los 30 días» es un dato que la plantilla puede evaluar, y reduce la desconfianza.
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