Cuando alguien deja la empresa, el equipo de sistemas se acuerda de desactivar la cuenta y de recuperar el portátil. Casi nadie se acuerda de los registros de monitoreo: qué se conserva, qué se borra y quién puede verlo después.
Tres acciones, en orden
- Desactivar el acceso, no borrar la cuenta. Borrarla elimina el rastro de accesos, y ese rastro suele ser justo lo que se necesita si aparece una disputa meses después.
- Exportar lo que se entrega. Archivos de trabajo, correo, contacto con clientes. Se entrega al responsable, con fecha y una nota de qué se copió.
- Tratar los registros de monitoreo según la política. Si hay una reclamación abierta o una auditoría, se retienen y se marcan como «en retención»; si no, aplica el plazo normal.
Qué se queda y qué se va
Se queda lo que documenta una relación laboral: fechas, jornada registrada, expediente. Se va lo que era operativo y ya no hace falta: capturas de pantalla, historial de aplicaciones sin incidencia, registros de navegación.
Un criterio útil: si nadie puede decir para qué se necesitaría ese dato dentro de seis meses, el dato no debe seguir ahí.
El error que cuesta caro
Borrar toda la cuenta en el mismo día del cese. Es rápido, parece limpio, y elimina el registro de accesos que prueba quién consultó qué. Cuando llega la reclamación, la empresa no puede demostrar lo que sí hizo bien.
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