La pregunta que llega antes de firmar no es «¿cuánto cuesta?» sino «¿qué servidor necesito?». Y casi siempre se responde con una cifra inventada. Aquí está el cálculo real.
1. Servidor: cuántos equipos aguanta
Un servidor único bien dimensionado gestiona hasta unos 2.000 equipos con los módulos habituales (tiempo, aplicaciones, archivos). Lo que cambia el número no es el conteo de equipos, sino tres módulos: captura de pantalla frecuente, grabación de pantalla continua y auditoría de contenido de archivos. Si activas grabación continua en 500 equipos, el cuello de botella aparece en disco, no en CPU.
2. Almacenamiento: la fórmula
Capturas: equipos × capturas/día × 250 KB × días de retención. Con 200 equipos, una captura cada 10 minutos (unas 48 al día) y 30 días:
200 × 48 × 250 KB × 30 ≈ 72 GB
Ese número se multiplica si guardas video. Regla práctica: el video consume entre 20 y 60 veces más que las capturas para la misma duración.
3. Base de datos
Los metadatos (registros de actividad, aplicaciones, archivos) son ligeros comparados con las imágenes: unos pocos GB por cada 100 equipos y año. Lo que sí crece son los índices de búsqueda; conviene revisarlos cada trimestre.
4. Red
Un agente que solo envía metadatos consume muy poco. Las capturas se envían comprimidas y por intervalos; el pico real ocurre cuando alguien abre una reproducción de pantalla, no durante el trabajo normal.
Las tres subestimaciones típicas
- Backup: se calcula el almacenamiento pero no la copia, que suele duplicar el requisito
- Crecimiento: se dimensiona para el número de equipos de hoy, no para el de dentro de dos años
- Retención: se elige «guardar todo» sin calcular qué significa en disco
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