Cuando una empresa comunica que va a registrar la actividad de los equipos de trabajo, el problema casi nunca es la voluntad de informar, sino el texto: queda tan genérico que después no explica nada. «La empresa podrá supervisar los sistemas en la medida necesaria» no responde a las tres preguntas que hará cualquier empleado: qué se ve, quién lo ve y cuánto tiempo se guarda.
Esta página ofrece una plantilla que se puede copiar tal cual y los puntos que suelen fallar al adaptarla. Es una plantilla, no asesoramiento jurídico: la consulta con la representación legal y con un profesional sigue siendo necesaria.
Siete elementos que deben aparecer
- Finalidad: control horario, seguridad de la información o mejora de procesos. Una es mejor que tres.
- Ámbito: qué equipos, qué departamentos, cuántos puestos.
- Datos registrados: horarios, uso de aplicaciones, capturas de pantalla sí o no.
- Datos no registrados: correo personal, nube personal. Decirlo de forma explícita cambia la reacción de la plantilla.
- Personas con acceso: por función, no «la dirección».
- Plazo de conservación: cuánto tiempo y qué ocurre después.
- Canal de contacto: dónde plantear dudas o discrepancias.
Plantilla lista para usar
Copie el texto y sustituya solo los campos marcados en negrita.
Comunicación sobre el registro del uso de equipos informáticos
A todo el personal
Con el fin de garantizar el correcto desarrollo de la actividad y proteger la información de la empresa, se registra el uso de los equipos facilitados por la compañía en los términos que se indican. Esta comunicación se entrega antes del inicio del registro.
1. Finalidad
Registro con fines de [control horario / prevención de fugas de información / mejora de procesos].
2. Ámbito
Equipos [Windows / macOS] entregados por la empresa en [departamentos, número].
3. Datos registrados
Horarios de encendido y apagado, uso de aplicaciones corporativas, [capturas de pantalla: sí/no], [accesos a archivos: sí/no].
4. Datos no registrados
Contenido de correo personal, uso de servicios de nube personal y contenido de las pulsaciones del teclado.
5. Personas con acceso
Únicamente [administración de sistemas] y [dirección de personas]; cada acceso queda registrado.
6. Plazo de conservación
[Tres] meses desde la recogida; transcurrido ese plazo se suprimen.
7. Derechos del personal
Cada persona puede solicitar información sobre sus propios datos en [departamento de sistemas].
8. Canal de contacto
[departamento, persona, extensión]
La no aceptación de esta comunicación no dará lugar a ningún trato desfavorable; las normas internas sobre uso de equipos se aplican en todo caso.
[Nombre de la empresa]
[Fecha]
Errores frecuentes al adaptarla
- «En la medida necesaria» en lugar de una lista: esa fórmula abre el alcance sin límite. Enumere los datos.
- Omitir los datos no registrados: es lo primero que pregunta la plantilla. Excluir el ámbito personal da credibilidad al resto del texto.
- Acceso indicado solo por departamento: añada función y nivel jerárquico.
- Plazo sin supresión: «tres meses de conservación» no basta; añada «y después se suprimen».
- Contradicción con el convenio o la política interna: si los datos enumerados no coinciden, todo el texto queda expuesto.
Cómo entregarla
- Documentar primero la política interna y, cuando corresponda, consultar a la representación legal.
- Entregar el mismo texto a toda la plantilla, no solo por correo.
- Organizar una sesión por departamentos con posibilidad de preguntar.
- Recoger acuse de recibo, indicando que negarse no genera consecuencias.
- Tras el inicio, abrir la autoconsulta para cada persona.
Preguntas frecuentes
¿Comunicación y consentimiento son lo mismo?
No. La comunicación explica qué se hace; el consentimiento acredita que se entendió. En el ámbito laboral el consentimiento rara vez es la base adecuada: la información y la negociación colectiva son el camino sólido.
¿Basta con un correo a toda la plantilla?
Informa, pero explica poco. Una sesión con preguntas evita el «yo no sabía nada» meses después.
¿Se puede empezar sin modificar la política interna?
Si no existe una regulación sobre el registro, se crea una brecha entre la práctica y el documento. Esa brecha es el punto débil en cualquier revisión.
Activar solo lo que figura en la comunicación
iMonitor permite limitar la captura a los datos enumerados. El alcance, el plazo de conservación y los permisos de acceso se configuran de forma centralizada; lo no declarado queda desactivado desde el inicio.
Este artículo es información general y no constituye asesoramiento jurídico. Consulte a un profesional antes de modificar políticas internas o tratar datos personales. Última actualización: 23 de octubre de 2026.